Publisehd in the weekly magazine of the EU Commission – Commission en direct # 585, the Belgian Federal Public Services for Social Security explains how they achieve a higher performance through letting people work how, when and where they want.

Dans le cadre du focus sur l’égalité des chances, Commission en direct a invité Laurence Vanhée, directrice des ressources humaines (DRH) du Service Public Fédéral (SPF) Sécurité sociale en Belgique, à témoigner de la mise en place de méthodes de travail flexibles au sein de son administration.

 En 2007, le top management du SPF Sécurité sociale se retrouve confronté à la nécessité de déménager ses 1 000 agents basés à Bruxelles. Sous l’impulsion du président du SPF, Frank Van Massenhove, et du directeur de la DG Stratégie, Tom Auwers, le Comité de direction décide alors de révolutionner la culture du service, en y introduisant des méthodes de travail flexibles. Après plusieurs années de réformes, les résultats atteints dépassent les prévisions les plus optimistes.

Le SPF a ainsi entamé une réforme sur trois ans afin de permettre l’accès aux documents de travail à distance; 92% des collaborateurs du SPF peuvent aujourd’hui télétravailler. Seules les fonctions nécessitant une présence sur place (service logistique, réceptionnistes) ne peuvent en bénéficier. A la fin de 2010, 69% des collaborateurs télé­travaillaient, jusqu’à 3 jours par semaine. Cette organisation permet actuellement d’utiliser 7 postes de travail pour 10 colla­borateurs, un ratio qui pourrait passer à 6 pour 10.

Outre les bénéfices évidents (6 millions d’euros de loyer économisés chaque année pour un coût global du projet de 10 millions d’euros), les économies indirectes sont considérables : le parc d’imprimantes et la consommation de papier ont diminué de 80%. Les coûts de télécommunication ainsi que les charges d’électricité et de chauffage ont été réduits de 30%.

 Des gains importants sur le plan humain

En 2009, le SPF Sécurité sociale a mené un benchmarking avec huit organisations publiques. Il arrive en tête sur chacun des critères (qualité du leadership, contenu de fonction, satisfaction, engagement…) Le SPF a un taux de départ inférieur de 50% à la moyenne fédérale et bénéficie d’une des trois plus importantes réserves de recrutement de tout le secteur public. Le taux de départ anticipé à la retraite est quasi nul (moins de 0,1%). Les femmes représentent 62% des collaborateurs et un leadersur deux. Enfin, 25% des membres du personnel bénéficient d’un temps partiel, un chiffre qui ne cesse de diminuer grâce au télétravail.

Une meilleure qualité de services

Naturellement, la réussite d’un tel projet, qui place au centre du débat l’efficacité de l’organisation et le bien-être du personnel, repose sur le soutien du top management. La culture d’entreprise a été entièrement revue. Les équipes fixent leurs objectifs et en sont responsables. Seuls les résultats comptent et sont mesurés. Ainsi:

– le temps de traitement des dossiers administratifs a été considérablement réduit (de 11 à 5 mois pour un dossier complet);

– le SPF Sécurité sociale est la seule organisation au niveau fédéral qui paie ses fournisseurs dans le mois;

–  avec des équipes diminuées de 20%, le nombre de dossiers traités a parfois doublé.

L’environnement de travail flexible est un réel outil d’attraction des talents, et augmente la productivité, la motivation et l’engagement du personnel. Une telle organisation porte donc ses fruits. En 2010, le SPF Sécurité sociale a été élu HR Team de l’année et finaliste du premier Axa Award Wo/men @ work, des  récompenses décernées par un public extérieur.

Alors, qu’attendez-vous pour être libres, heureux et productifs?